Memahami Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor

BAB 1

MEMAHAMI ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A.      Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

                Kata sarana dan prasarana sudah sering kali kita dengar. Sarana dan prasarana selalu ada di sekitar kita. Namun apakah sebenarnya sarana dan prasarana khususnya sarana dan prasarana kantor itu? Pada bab ini kita akan bahas secara detail tentang administrasi sarana dan prasarana.

                Sebelum kita mengetahui apa itu pengertian administrasi sarana dan prasarana, kita akan mempelajari dulu pengertian dari masing-masing kata tersebut yaitu Administrasi, Sarana, dan Prasarana.

1. Pengertian Administrasi

      Menurut George Terry Administrasi adalah pengendalian dan pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Pengertian Sarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.

3. Pengertian Prasarana

a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

       Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

b. Secara Umum

       Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi. (Contohnya lahan, jalan, parit, pabrik, tempat kerja, dan lain-lain.)

Dari pengertian-pengertian di atas dapatlah disimpulkan pengertian administrasi sarana dan prasarana adalah semua komponen yang secara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses kegiatan untuk mencapai tujuan.

Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan

dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada bendabenda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak

bergerak.

B. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Ruang lingkup administrasi sarana prasarana meliputi:

1.       Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.

2.       Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik, elektik, dan mekanik.

3.       Mesin komunikasi kantor (office communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4.       Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari, dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.

5.       Penataan interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah suatu area atau tempat yang berada di dalam suatu ruangan yang difungsikan sebagai kantor atau tempat administrasi. Bagian dalam gedung (ruang dan sebagainya) atau tatanan perabot (hiasan dan sebagainya) di dalam ruang dalam gedung dan sebagainya.

6.       Tata ruang kantor (office layout)

Pengertian tata ruang kantor adalah pengaturan dan penataan yang seefisien mungkin letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya bagi setiap karyawan.

C. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:

1.       Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.

2.       Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana/ perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, distribusi, dan penghapusan perbekalan.

3.       Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

4.       Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.

5.       Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana/perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.

6.       Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana/perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material,maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.

7.       Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.

8.       Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana/perbekalan secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan

D. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi administrasi sarana dan prasarana adalah berbagai jenis kegiatan administrasi sarana dan prasarana yang berperan menunjang kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun fungsi administrasi sarana dan prasarana tersebut adalah:

1.       Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan

2.       Meningkatkan produktivitas kerja

3.       Meningkatkan hasil kerja yang berkualitas dan terjamin

4.       Memberi dan melengkapi fasilitas untuk kebutuhan yang diperlukan dalam proses penyelenggaraan aktivitas di kantor.

5.       Memberikan rasa nyaman dan puas bagi pihak yang berkepentingan dalam pekerjaan

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu:

a. Dapat membantu dalam menentukan tujuan.

b. Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan.

c. Menghilangkan ketidakpastian.

d. Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian, dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

E. Prinsif-Prinsif Administrasi Sarana Dan Prasarana Kantor

1.       Prinsip pencapaian tujuan

Pada prinsif ini administrasi sarana dan prasarana dapat dilaksanakan apabila semua fasilitas yang disediakan sudah siap digunakan.

2.       Prinsip efisiensi

Pada prinsip ini penggunaan semua fasilitas dilakuakn dengan perencanaan yang dilengkapi dengan petunjuk teknis. Hal tersebut ditujuakn agar kegiatan yang menggunakan segala fasilitas tersebut tepat sasaran dan mengurangi pemborosan

3.       Prinsip administratif

Pada prinsip ini segala sesuatu harus memperhatikan intruksi dan peraturan dari pihak berwenang.

4.       Prinsip kejelasan tanggung jawab

Pada prinsip ini  setiap petugas harus meguasai dan memahami tentang tugas masing-masing.

5.       Prinsip kekohesifan

Pada prinsip ini seluruh unsur yang ada dikantor selain menguasi dan memahami tugas masing-masing, juga harus senantiasa menciptakan kekompakan dam tim.