REGULASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

MEMAHAMI REGULASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A.      Mengenal Regulasi Sarana Dan Prasarana

Regulasi merupatan tata aturan atau peraturan tertentu yang digunakan oleh masyarakat dalam melaksanakan suatu kegiatan. Tujuan pembuatan regulasi adalah untuk mengendalikan manusia atau masyarakat dalam batasan-batasan tertentu. Regulasi dibuat agar semua anggotanya memahami tata aturan yang sudah ditetapkan masing-masing organisasi tersebut.

Sesuai dengan peraturan dalam undang-undang , baik dalam bentuk bangunan gedung, ruang kerja, peralatan dan perlengkapan karta serta jenis perabot lainnya wajib dimiliki oleh setiap instansi/kantor.

1.       Istilah Dalam Standarisasi Sarana Dan Prasarana Kantor

a.      Standar sarana dan prasarana kantor adalah pedoman yang dipakai sebagai ukuran baku ruang kantor, perlengkapan kantor, dan kendaraan dinas

b. Sarana adalah fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fungsi pekerjaan

c.  Prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fungsi pekerjaan

d.   Ruang kantor adalah ruang tempat melaksanakan pekerjaan dengan ukuran luas dan alat-alat perlengkapannya yang disesuaikan dengan kebutuhan serta memenuhi persyaratan estetika

e.     Ruang penunjang adalah ruang yang berfungsi menunjang pelaksanaan pekerjaan secara tidak langsung

f.      Perkengkapan kantor adalah alat-alat yang dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan dan menurut jenis pekerjaan yang dilaksanakan

g.  Rumah dinas adalah rumah milik atau yang dikelola oleh pemerintah, terdiri atas rumah jabatan,rumah instansi/rumah dinas dan rumah pegawai

h. Kendaraan dina adalah kendaraan milik pemerintah yang dipergunakan hanya untuk kepentingan dinas, terdiri atas kendaraan perorangan dinas, kendaraan dinas operasional, kendaraan dinas jabatan dan kendaraan dinas khusus/lapangan

2.       Asas standar sarana dan Prasarana Kantor

Standarisasi sarana dan prasarana kantor disusun berdasarkan asas: tertib, adil, transparan, efisien dan efektif, manfaat, keselamatan, kesejahteraan, kepatuhan, akuntabel

3.       Maksud Penyusunan Standar Sarana Dan Prasarana Kantor

a.  Memberi kepastiaan ketentuaan penggunaan ruang kantor, alat perlengkapan kantor, dan kendaraan dinas

b.      Memberi keseragaman penggunaan ruang kantor dan alat perlengkapan kantor

c.      Mendukung kelancaran proses pekerjaan kantor

d.      Memudahkan komunikasi dan hubungan kerja yang baik antarpejabat/pegawai

e.      Mendukung kelancaran tugas pengawasan dan pengamanan

f.       Memudahkan pengamanan arsip dan dokumen kantor

4.       Tujuan Penyususnan Standar Sarana Dan Prasarana Kantor

a.       Menciptakan keselamatan, keamanan, kesehatan, dan kenyamanan kerja

b.       Mewujudkan penataan yang bernilai estetika

c.       Menciptakan keleluasan bergerak secara sehat dan tratur

d.       Mewujudkan sarana dan prasarana sesuai standar

5.       Standar Sarana Dan Prasarana Kantor

Regulasi Sarana Dan Prasarana Kantor diatur dalam undang-undang sebagai berikut:

a.    Permen PAN-RB No. 48 Tahun 2013 tentang standar sarana dan prasarana kantor dilingkungan Kemen PAN-RB.

b.     Permendagri No.17 Tahun 2007 tentang pedoman teknis pengelolaan barang milik daerah

c.  Permendagri No. 7 tahun 2006 tentang standarisasi Sarana dan prasarana Kerja pemerintah daerah.

Dirumuskan meliputi:

Ø  Ruang kantor meliputi ruang kerja, ruang tamu dan ruang rapat

Ø  Ruang penunjang meliputi: ruang ibadah, lobi, ruang data (server), ruangb arsip, ruang perpustakaan, ruang penyimpanan barang, ruang pusat CCTV, ruang poliklinik, ruang sentral telepon dll.

Ø  Perlengkapan ruang kantor

Ø  Perlengkapan ruang penunjang

Ø  Kendaraan dinas

B.  MENGURAIKAN STANDAR SARANA DAN PRASARANA

1.       Standar Ruang Kantor

Berdasarkan Permen PAN-RB No. 48 tahun 2013 tentang standar sarana dan prasarana dilingkungan kemen PAN-RB:

Jenis Ruang	Luas ruang
Ruang kerja	a.       Menteri : 110 m2 b.       staf/adc mentri: 32 m2 c.       TU menteri : 36 m2 d.       Wakil menteri : 80 m2 e.       TU wakil menteri: 8 m2 f.        Sekretaris kementrian : 80 m2 g.       TU sekretaris kementrian : 8 m2 h.       Deputi : 32 m2 i.         TU deputi: 12 m2 j.         Staf ahli menteri : 30 m2 k.       TU staf ahli menteri: 24 m2 l.         Staf Khusus menteri : 20 m2 m.     pejabat eselon II dan atau/ setingkagkat: 20 m2 n.       pejabat eselon III dan atau/ setingkagkat: 16 m2 o.       pejabat eselon Iv dan atau/ setingkagkat: 8 m2
Ruang tamu	a.       menteri : 110 m2 b.       ruang tunggu tamu menteri: 56  m2 c.       wakil menteri : 24 m2 d.       sekretaris Kementrian : 24 m2
Ruang rapat	a.       menteri : 72 m2 b.       wakil menteri : 24 m2 c.       sekretaris kementrian : 24 m2 d.       deputi : 32 m2

1.        Standar Perlengkapan Ruang Kantor

Berdasarkan Permen PAN-RB No. 48 tahun 2013 tentang standar sarana dan prasarana dilingkungan kemen PAN-RB:

No	Jenis Barang	Perlengkapan
1.	Ruang kerja menteri beralas karpet	Masa kerja dengan kelengkapan, kursi kerja, kursi hadap, meja untuk telepon, meja rehat, telepon (pesawat otomatis/langsung), cryptophone, komputer, printer, lemari kaca, lemari buku, televisi, kursi tamu, jam dinding, lambang negara, foto presiden dan wakil presiden, papan struktur organisasi, penghancur kertas, bendera nasional, bell, safety door, kalender meja, kalender dinding
2.	Ruang tamu/ tunggu mentri beralas karpet	Lemari kaca, lemari buku, kursi dan meja tamu, lambang negara, foto presiden dan wakil presiden, jam dinding , kalender dinding
3.	Ruang rapat khusus menteri beralas karpet	Meja dan kursi rapat, lambang negara, foto presiden dan wakil presiden, whiteboard, infocus/ LCD proyektor, jam dinding, kalender dinding, kalender meja
4.	Ruang rapat utama menteri beralas karpet	Meja dan kursi rapat, lambang negara, foto presiden dan wakil presiden, infocus/ LCD proyektor, sound system, kalender dinding
5.	Ruang staf/aide de camp (Adc) menteri	Meja setengah biro, kursi meja, kursi hadap, filling cabinet, lemari barang, telepon (Lokal), komputer beserta sambungan internet, printer, whiteboard, televisi, jam dinding, kalender dinding
6.	Ruang Tunggu menteri	Set sofa, lemari, kalender dinding
7.	Ruang istirahat menteri	Tempat tidur, lemari pakaian, gantungan jas
8.	Ruang toilet menteri	Shower, cermin, washtafel, toilet, kapstok
9.	Ruang tunggu VIP	Sofa, CCTV
10.	Ruang kerja wakil menteri sekretaris kementrian	Meja biro besar dengan kelengkapannya, kursi kerja, kursi hadap , komputer dengan sambungan internet, meja komputer, printer, telepon, lemari buku, buffet buku, cermin besar/berdiri, papan struktur organisasi, jam dinding, televisi, bell, foto presiden dan wakil presiden, lambang negara, kalender meja, kalender dinding
11.	Ruang tamu wakil menteri dan sekretaris kementrian berbalas karpet	Sofa, lemari, jan dinding
12.	Ruang rapat wakil menteri, sekretaris kementrian, dan deputi beralas karpet	Meja rapat berikut kursi, lambang negara, foto presiden dan wakil presiden, whiteboard, jam dinding, kalender
13.	Ruang kerja staf ahli dan staf khusus menetri beralas karpet	Meja biro besar dengan kelengkapannya, kursi kerja, kursi hadap, kursi dan meja tamu, telepon, komputer dengan sambungan internet, printer, televisi, lemari buku, filling kabinet, kalender meja, kalender dinding
14.	Ruang  kerja pejabat eselon II	Meja biro dengan kelengkapannya, kursi kerja, kursi hadap, telepon, komputer dengan sambungan internet, printer, lemari buku, buffet, jam dinding, kalender meja, kalender dinding
15.	Ruang kerja pejabat esselon III	Meja dengan kelengkapannya, kursi kerja, kursi hadap, komputer dengan sambungan internet, printer, filling cabinet, kalender meja, kalender dinding
16.	Ruang kerja pejabat eselon VI	Kursi dan meja kerja, kursi hadap, komputer, dengan sambungan internet, printer, filling cabinet, kalender meja
17.	Ruang staf / jabatan fungsional umum	Meja kerja, kursi kerja, komputer dengan sambungan internet, kalender meja
18.	Ruang tata usaha pada unit kerja eselon I	Meja kerja, kursi kerja, komputer dengan sambungan internet, meja komputer, printer, lemari buku, filling cabinet, whiteboarad, mesin penghancur kertas, telepon dan faximile, kalender meja, kalender dinding.

2.       Standar Perlengkapan Ruang Penunjang

Ruang penunjang befungsi sebagai penunjang pelaksanaan pekerjaan secara tidak langsung.

No	Jenis Ruang	Perlengkapan
1.	Ruang Ibadah	Karpet, rak peralatan solat, rak sandal/ sepatu, sajadah, ac
2.	Lobi	Meja penerima tamu, kursi, buku tamu, pemindai taplak tangan/jari, telepon, sambungan internet, sofa tamu, pesawat TV/LCD, CCTV, gantungan koran, papan pengumuman/informasi
3.	Ruang pusat data/server/sistem informasi	Komputer server, perangkat jaringan internet, router, AC, Switch, modem, radiolink, acces point, pemadam thermatik, kabel UTP, kabel fiber optik, converter F/O to UTP, VGA splitter, KVM switch, UPS, Printer, scanner, meja, kursi, telepon, rak server, pengukur suhu
4.	Ruang arsip	Rak besi, box arsip, scanner, AC, komputer, telepon
5.	Ruang perpustakaan	Rak buku, rak majalah, rak surat kabar, rak atlas/ kamus, lemari cataloge, lemari arsip, meja, kursi, meja baca, fire alarm system, alat pemadam kebakaran
6.	Ruang penyimpanan barang	Rak besi, lemari besi
7.	Ruang pusat CCTV	Pesawat TV/LCD monitor, sambungan internet, CCTV unit
8.	Ruang poli klinik	Meja kerja, kursi, rak peralatan medis, lemari kaca/obat, tempat tidur pasien, komputer dan printer, timbangan, meja pasien, alat medis, kursi roda
9.	Ruang sentral telepon	AC, PABX, telepon
10.	Ruang pos penjagaan keamanan	Meja, kursi, telepon, internet, buku tamu, toilet
11.	Ruang kantin pegawai	AC, meja, kursi, washtafel
12.	Ruang genset	Panel listrik, mesin genset, alat pemadam kebakaran, tangki bahan bakar
13.	Ruang LPSE	Komputer, jaringan internet, meja, kursi, AC
14.	Ruang dapur/ pantry	Kompor listrik, piring, gelas, kitchen set, washtafel, kursi, alat pemadam kebakaran
15.	Ruang media center	Meja panjang, kursi, kursi tamu, podium, komputer, printer, sound system, papan nama dinding, LCD/proyektor, sambungan iternet, televisi, CCTV, background podium, foto presiden dan wakil presiden, ambungan telepon, kitchen set
16.	Toilet	Closet, urinoir, washtafel, cermin, washer, kapstok, kran air, tempat sampah, exhaust fan, pewangi ruangan, tempat sabun, tempat tisu toilet, alat pengering tangan otomatis, pewangi ruangan
17.	Ruang istirahat	Lemari pakaian, spring bad, cermin
18.	Ruang panel listrik	Panel listrik, exhaust fan, tabung pemadam
19.	Ruang merokok	Kursi, meja, asbak, exhaust fan
20.	Ruang menyusui	Sofa, meja, kulkas, electrict breast pump (pompa ASI), electric steam sterilizer

3.       Jenis perlengkapan ruang kantor

a.       Perabot kantor

Perabot kantor meliputi, meja kerja, meja rapat, meja telepon, meja komputer, meja dorong, meja makan, kursi kerja, kursi hadap, kursi rapat, sofa, filling cabinet, lemari, rak, buffet, brangkas, washtafel, tempat sampah, dll.

b.       Alat-alat bermesin

Alat-alat bermesin adalah alat-alat yang penggerakannya enggunakan mesin. Alat bermesin dibedakan menjadi dua yaitu:

1)      Alat bermesin yang menggunakan listrik. Contoh komputer, printer, mesin fotocopi dll

2)      Alat bermesin yang tidak menggunakan listrik. Contoh mesin ketik manual, mesin jilid, alat pemadam, dll

c.       Papan informasi

Benda ini berupa papan keterangan/data , papan pengumuman, papan jadwal tugas/acara dll.

d.       Alat visual

Contohnya foto, mikro film, panel, master plan, peta dll.

e.       Perangkat telekomunikasi

Contohnya telepon, faximile, PABX (private automatic branch exchange)

f.       Perangkat pengolah data dan jaringan LAN/WAN dan internet

Contohnya komputer server, komputer PC (client), router, switch, modem, radiolink, acces point, printer, scaner, dll.

g.       Peralatan kearsipan

Adalah alat-alat yang digunakan dalam pengelolaan arsip, diantaranya : mesin sortir, kotak kartu kendali, nomerator, troli, filling cabinet, rak arsip, meja sortir, folder, kotak arsip, map gantung, dll.

h.       Alat perlengkapan pertugas keamanan

Seorang petugas keamanan harus dilengkapi dengan jaket  berwarna sama dengan pakaian, jas hujan, lampu senter, pentungan karet/plastik/rotan, borgol, alat pemadam kebakaran.

i.       Alat perlengkapan medis

Diantaranya: sterilisator, box obat portable, dll.

j.       Peralatan perpustakaan

Meliputi: meja, lemari buku, kursi, rak buku, rak koran, rak majalah, komputer, meja baca, alat pemindai barcode, figura, mesi fotocopy.

JENIS	TIPE	SPESIFIKASI
Meja	Meja kerja: a.Meja kerja untuk pemateri b.  Meja kerja untuk wakil menteri c.Meja kerja untuk sekretaris kementrian d.Meja kerja untuk pejabat eselon 1, staf ahli menteri dan staf khusus menteri e.Meja kerja untuk pejabat eselon II f.Meja kerja untuk pejabat eselon III g.Meja kerja untuk pejabat eselon IV h.Meja kerja untuk staf/fungsional umum i. Meja kerja untuk petugas komputer dan petugas yang sifat pekerjaannya spesifik	Ukuran : 220x120 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan, berlapis kaca riben setebal 5 mm Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 180x80 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan, berlapis kaca riben setebal 5 mm Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 180x80 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan, berlapis kaca riben setebal 5 mm Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 180x80 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan, berlapis kaca riben setebal 5 mm Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 160x80 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan, berlapis kaca riben setebal 5 mm Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 170x70 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 150x60 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 140x70 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: meja biro atau menyesuaikan Bahan: kayu/partikel board Sesuai kebutuhan
	Meja rapat: a. Meja rapat untuk menteri b. Meja rapat untuk pejabat eselon I c.     Meja rapat untuk ruang rapat besar d.     Meja rapat untuk ruang rapat e.       Meja telepon f.        Meja komputer	Ukuran: 400x200 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 100x180 cm, tinggi 80 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 300x150 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 200x100 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 40x40 cm, tinggi 80 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 110x100 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board
	Meja tamu: a.     Meja tamu untuk ruang tunggu menteri b.     Meja tamu untuk ruang tunggu eselon I c.     Meja tamu untuk ruang tunggu pejabat eselon II	Ukuran: 3 unit x 75 x 75 cm, tinggi 45 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu jati/partikel board Ukuran: 1 unit x 75 x 75 cm, tinggi 45 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu jati/partikel board Ukuran: 1 unit x 75 x 75 cm, tinggi 45 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu jati/partikel board
	Meja konsumsi: a.       Meja panjang b.       Meja makan c.       Meja konsumsi d.       Meja operator	Ukuran: 300x200 cm, tinggi 45 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 200x160 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 110x750 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board Ukuran: 60x60 cm, tinggi 70 cm. Model/tipe: biasa Bahan: kayu/partikel board
Kursi	Kursi kerja: a. Kursi kerja untuk menteri b. Kursi kerja untuk pejabat eselon I c. Kursi kerja untuk pejabat eselon II d. Kursi kerja untuk pejabat eselon III e. Kursi kerja untuk pejabat eselin IV f. Kursi kerja untuk pegawai/staf	Ukuran: 60x60 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: antik Bahan: stainless steel Ukuran: 70x50 cm, tinggi 85 cm. Model/tipe: antik Bahan: stainless steel Ukuran: 70x60 cm, tinggi 85 cm. Model/tipe: lima kaki Bahan: stainless steel Ukuran: 60x50 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: lima kaki Bahan: stainless steel Ukuran: 50x50 cm, tinggi 45 cm. Model/tipe: lima kaki Bahan: rangka besi Ukuran: 50x50 cm, tinggi 45 cm. Model/tipe: lima kaki Bahan: rangka besi
	Kursi rapat:	Ukuran: 60x50 cm, tinggi 75 cm. Model/tipe: lima kaki Bahan: stainless steel
	Kursi hadap dan kursi tamu: a.   Kursi hadap di depan meja kerja menteri b.  Kursi tamu di ruang tamu menteri c.  Kursi tamu di depan meja staf menteri d. Kursi tamu diruang tunggu menteri e.  Kursi tamu di ruang tamu eselon I f.  Kursi hadap didepan meja kerja eselon II lainnya g. Kursi tamu diruang tamu/tunggu pejabat eselon II lainnya h. Kursi hadap disepan pejabat eselon III i. Kursi hadap disepan meja kerja pejabat eselon IV	Kursi bertangan, beralas karet busa dibungkus kain bludru, sandaran  tinggi Kursi bertangan, beralas karet busa dibungkus kain Kursi biasa, sandaran rendah/ukuran setengah tanpa tangan, rangka besi berkaki roda 5 (lima), berputar. Dudukan dan sandaran beralaskan karet busa, warna disesuikan Kursi biasa dengan ukuran: Kursi panjang 150x90 cm, tinggi 35 cm Kursi perorangan 50x50 cm, tinggi 35 cm Dudukan, sandaran dan tangan beralas karet busa Kursi hadap didepan meja kerja eselon I Kursi bertangan dan bersandaran sedang, dudukan dan tangan, beralas karet busa, warna di sesuaikan Kursi biasa dengan ukuran: Kursi panjang 150 x 90 cm, tinggi 35 cm Kursi perorangan 50 x 50 cm x 35 cm Kursi tanpa tangan, sandaran rendah, dudukan dan sandaran beralas karet busa, warna disesuaiakn Kursi bertangan dan bersandaran sedang Kursi kayu sandaran rendah, dudukan dan sandaran beralaskan karet dan busa, warna menyesuaikan Kursi tanpa dudukan tangan, sandaran rendah dan dudukan dibungkus karet busa, bahan kursi stainless steel
Lemari	a.   Lemari arsip untuk arsip dinamis b.       Lemari buku baca 1)    Lemari buku untuk menteri 2)    Lemari buku untuk pejabat eselon I 3)    Lemari buku untuk perpustakaan 4)    Lemari katalog c.       Lemari besi d.       Filling cabinet	Ukuran: lebar 95 cm, dalam 50 cm, tinggi 184 cm. Bahan: kayu jati/besi/uang setara dan kaca Ukuran: lebar 95 cm, dalam 50 cm, tinggi 184 cm. Model/tipe: antik/ ukir Bahan: kayu jati /uang setara dan kaca Ukuran: lebar 120 cm, dalam 60 cm, tinggi 220 cm. Bahan: kayu dan kaca Ukuran: lebar 300 cm, dalam 40 cm, tinggi 180 cm. Bahan: kayu dan kaca Ukuran: lebar 140 cm, dalam 50 cm, tinggi 125 cm. Bahan: kayu Ukuran: lebar 95 cm, dalam 50 cm, tinggi 185 cm. Bahan: besi Ukuran: lebar 95 cm, dalam 50 cm, tinggi 185 cm. Bahan: besi
	Buffet a.   Buffet b. Buffet kaca bersudut untuk vandel dan piala khusus c.   Buffet kayu untuk arsip-arsip statis Rak a.      Rak kayu b.     Rak besi	Ukuran: lebar 160 cm, dalam 50 cm, tinggi 75 cm. Bahan: kayu dan kaca Ukuran: lebar bersudut 45 cm, panjang 45 cm, tinggi sudut 220 cm, lebar sisi 45 cm, tinggi sisi 100 cm, panjang sisi 200 cm. Bahan: kayu / alumunium dan kaca Ukuran: lebar 240 cm, dalam 50 cm, tinggi 165 cm. Bahan: kayu Ukuran: lebar 240 cm, dalam 40 cm, tinggi 174 cm. Bahan: kayu Ukuran: lebar 170 cm, dalam 40 cm, tinggi 213 cm. Bahan: besi