MENGAPLIKASIKAN APLIKASI MYOB ACCOUNTING PLUS VERSI 18 PADA PERUSAHAAN JASA

MENGAPLIKASIKAN APLIKASI MYOB ACCOUNTING PLUS VERSI 18 PADA PERUSAHAAN JASA

A.     Setup Data Awal Perusahaan

Sebelum melakukan setup tentu kita memerluka data perusahaan baru. Pada contoh di bawah ini adalah klinik drg. Laksmita dewi &partner

1.       Profil Dan Bidang Usaha Perusahaan

Nama perusahaan	Klinik drg. Laksmita Dewi & partner
Alamat	Ruko Pondok gede Plaza Blok G-12 pondok Gede Bekasi 17411
Pemilik	drg. Laksmita Dewi
NPWP	48.749.591.3.005.000
Bidang usaha	Jasa pengobatan gigi anak dan dewasa
Nomer telepon	021-92643627
Nomor faksimile	021-92643627
E-mail	Laksmitadewi&partner@gmail.com

Klinik drg. Lakmita dewi & partner adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengobatan gigi anak dan dewasa. Klinik ini didirikan oleh pemiliknya yaitu drg. Laksmita Dewi. drg. Laksmita Dewi memiliki tiga orang karyawan yang menangani urusan kasir, pembelian dan akuntansi.

2.       Kebijakan Akuntansi

Kebijakan akuntansi Klinik drg. Laksmita Dewi & partner adalah sebagai berikut:

1)      Umum

a.       Sistem berpasangan dengan accural basic

b.       Periode akuntansi tahunan ( 1 januari s.d 31 desember) dibagi dalam 12 periode bulanan

c.       Laporan keuangan disusun setiap akhir bulan

d.       Jurnal umum dan jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi

e.       Mata uang menggunakan rupiah

2)      Pembelian

a.       Klinik drg. Laksmita Dewi & partner membeli barang persediaan dari beberapa pemasok. Jika pemasok telah ditentukan, karyawan bagian pembelian akan mengirimkan surat pesanan pembelian barang kepada pemasok tersebut

b.       Apabila pesanan pembelian telah dipenuhi oleh pemasok, pemasok akan mengirim faktur kepada Klinik drg. Laksmita Dewi & partner

c.       Karyawan bagian akuntansi akan membukukan (posting) jurnal pembelian ke dalam buku besar yang bersangkutan

d.       Setiap retur pembelian akan diperhitungkan pengurangan atas nilai utang dari PPN masukan.

e.       Pembayaran yang dilakukan dalam jangka waktu potongan akan memperoleh diskon yang mengurangi nilai utang dan nilai PPN

3)      Pengeluaran kas

a.       Pengeluaran kas dibayar dengan cek dan didukung dengan cash payment

b.       Pengeluaran kas dicatat kedalam jurnal pengeluaran kas secara harian

c.       Karyawan bagian akuntansi membukukan (posting) jurnal pengeluaran kas kedalam buku besar yang bersangkutan

4)      Pendapatan

a.       Pendapatan diperoleh dari pelayanan jasa pengobatan gigi dan penjualan obat-obatan

b.       Jurnal penjualan dibukukan  (posting) kedalam buku besar yang bersangkutan oleh karyawan bagian akuntansi

c.       Setiap penjualan akan diperhitungkan PPN keluaran dari harga  jual dan beban transportasi penjualan dibebankan kepada pembeli.

5)      Penerimaan kas

a.       Setiap penerimaan kas akan disetor sesegera mungkin pada hari yang sana dan sedapat mungkin tidak menyimpan dana dalam jumlah besar dalam brankas perusahaan

b.       Penerimaan kas dicatat melalui kas register yang dilakukan oleh karyawan bagian kasir,

6)      Penyusunan aset tetap

a.       Penyusutan aset tetap dihitung dengan menggunakan metode garis lurus

b.       Perhitungan dan pencatatan beban penyusutan dilakukan setiap akhir bulan

c.       Faktur pajak memasukan dan faktur pajak keluaran diasumsikan telah diterima pada saat transaksi pembelian dan penjualan

         Berdasarkan data perusahaan jasa klinik drg. Laksmita dewi & partner langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat data perusahaan baru menggunakan aplikasi MYOB accounting plus versi 18 sbb:

1.     Langkah pertama adalah buka dulu software MYOB versi 18 dengan mengeklik double ikon MYOB versi 18 di destop.

2.      Kemudian akan muncul Jendela tampilan Welcome to MYOB Accounting. Lalu pilih create a new company file. klik Next.

3.    Langkah ketiga setelah  munculnya tampilan New Company File Assistant. Kemudian kita memasukkan data baru perusahaan. Tips untuk mempermudah kalian membuat data perusahaan ini untuk memindah kekotak berikutnya lebih baik klik tombol kyboard yaitu tombol Tab. Berikut ini langkah – langkah untuk membuat data baru perusahaan:

Serial number       : diisi dengan serial number

Company name     : diisi dengan nama perusahaan seperti contoh nama persahaan anda.

UEN No.                 :  abaikan saja

UEN Type               :  abaikan saja

GST No.                  :  diisi nomor NPWP perusahaan

Address                   :  kalian isi dengan naman alamat perusahaan

Phone Number       :  diisi nomor telepon perusahaan

Fax Number           :  diisi nomor fax. Perusahaan

Email Address        :  diisi alamat email perusahaan anda.

Setelah penulisannya baik dan benar, Klik tombol Next.

4. Selanjutnya adalah akan muncul tampilan baru. Kemudian pilih menu Accounting Information.

Dalam pengisian tahun pembukuan dan bulan transaksi tidak boleh salah ya ! apabila sudah selesai klik tombol Next.

Langkah – langkah yang perlu anda perhatikan seperti berikut :

lalu isi tahun transaksi ( current Financial Year sesuai dengan tahun memulai kegiatan perusahaan)

Diisi bulan tutup buku ( last Month of Financial Year yaitu bulan Desember )

Diisi bulan transaksi ( Conversion Month yaitu bulan Desember )

Diisi jumlah bulan dalam per tahun ( Number of Accounting Periods yaitu Twelve )

5.     Setelah itu akan muncul tampilan baru. kemudian klik Next apabila sudah benar. Klik Cancel apabila salah dan perlu dibenahi.

6.    Selanjutnya pada menu accoun's list.pilih opsi i would like a to import a list of accounts . Kemudian klik next.

7.      Setelah muncul tampilan baru, kemudian klik Next.

8.      Kemudian muncul tampilan baru, klik Next Lagi.

9.     Setelah itu akan muncul jendela baru, lalu Pilih Command Centre untuk memulai MYOB versi 18

MENGIMPOR DAFTAR AKUN DARI MS. EXEL

Berikut langkah-langkah:

1.       Buka program Ms. Exel. Ketik daftar akun klinik drg. Laksmita Dewi & partner seperti pada tabel 2.1. buatlah sesuai urutan mulai dari account number, account name, header, balance, dan account type

Account Number	Account Name	Header	Balance	Account Type
10000	Asset	H		Asset
11000	Curren Asset	H		Asset
11100	Cash in bank			Bank
11200	Accounts receivable			Accounts receivable
11300	Marchendise inventory			Other Current Asset
11400	Suplies			Other Current Asset
11500	Prepaid rent			Other Current Asset
11600	Vat in			Other Current Asset
12000	Fixed assets	H		Asset
12100	Equipment			Fixed asset
12110	Acc. Dep. Equipment			Fixed asset
20000	Liability	H		Liability
21000	Accounts payable			Accounts payable
21100	Wages and salaries payable			Other Current liability
21200	Accrued expense			Other Current liability
21300	Vat out			Other Current liability
21400	Income tax payable			Other Current liability
30000	Equity	H		Equity
31000	Mrs. Dewi’s capital			Equity
32000	Mrs. Dewi’s drawing			Equity
33000	Retained earning			Equity
40000	Revenue	H		Income
41000	Service revenue			Income
42000	Sales revenue			Income
50000	Cost of goods sold	H		Cost of sales
51000	Cost of goods sold			Cost of sales
60000	Expenses	H		Expense
61000	Wages and salaries expense			Expense
62000	Water, tlp& elect. Expense			Expense
63000	Supplies expense			Expense
64000	Retair expense			Expense
65000	Depr. Expense- equipment			Expense
66000	Rent expense			Expense
80000	Other revenue	H		Other income
81000	Other revenue			Other income
90000	Other Expense	H		Other expense
91000	Other expense			Other expense

2.  Setelah terdaftar akun klinik drg. Laksmita Dewi & partner elesai dibuat, tentukan lokasi penyimpanan file, kemudian klik Save As

3. 

Simpan dengan ekstensi *.txt (Text Tab delimited) supaya dapat diimpor kedalam MYOB accounting Plus versi 18. Klik save, klik Ok dan klik yes.

 

Selannjutnya setelah membuat daftar akun pada Ms. Exel, langkah selanjutnya adalah mengimpor daftar akun kedalam MYOB accounting Plus versi 18 dengan langkah-langkah sbg:

1.   Klik menu file pada toolbar dipojok kiri atas, klik Import data, pilih accounts, kemudian pilih Account information

2.  Setelah itu akan muncul jendela Import file. Pada kolom Duplicate records pilih opsi Update Existing record, kemudian klik Continue

3.  Selanjutnya pilih file daftar Akun klinik drg. Laksmita Dewi & partner yang telah dibuat sebelumnya lalu klik open.

4.    pada jendela import data, klik match all untuk mencocokan nama kolom, kemudian klik import

5.     jika semua data sudah berhasil di import, klik ok

6.     selanjutnya klik Accounts List untuk melihat hasil impor daftar akun, kemudian klik close

 

                                                        Men-setting akun pajak perusahaan

 

setelah mengimpor data maka langkah selannjutnya adalah melakukan seting akun pajak perusahaan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.     klik list pada toolbar MYOB accounting plus versi 18 kemudian pilih Tax codes

2.   pada jendela Tax Codes List, hapus kolom pajak FRE GST free karena jenis pajak tersebut tidak dibutuhkan. Dengan cara klik kanan pada kode pajak FRE GST Free, kemudian klik Delete Tax Code

3.    Edit kode pajak GST dengan cara klik edit, kemudian ubahlah menjadi rincian sebagai berikut, lalu klik ok

·         Tax Code                                     :PPN

·         Description                                  : pajak pertambahan nilai

·         Tax Type                                      : Goods & Service Tax

·         Rate                                             : 10 %

·         Linked account for tax collected  : Vat out

·         Linked accouns for tax paid         :  Vat in

4.   Selanjutnya edit kode pajak N-T dengan cara klik edit, kemudian ubahlah menjadi rincian sebagai berikut lalu klik ok

·         Description                                  : tidak kena pajak

·         Linked account for tax collected  : Vat out

·         Linked accouns for tax paid         :  Vat in

5.       Jika pengaturan pajak selesai klik Close.

 

 

Mensetting Linked accounts

 

Salah satu hal yang penting untuk diperhatikan sebelum mengentri bukti transaksi kedalam MYOB accounting Plus versi 18 adalah Linked accounts. Fungsinya untuk mengatur sistem kerja MYOB Accounting plus Versi 18 agar setiap transaksi yang diinput dapat disesuaikan dengan pemakaian akun-akun yang sudah diimpor dari Ms. Exel. Ciri Linked Accounts adalah mempunyai tanda Check list ( ) pada accounts list.

Linked Accounts pada MYOB Accounting plus Versi 18 tediri dari empat macam, yaitu:

1.  Accounts & banking Accounts, yaitu Linked accounts yang berhubungan dengan akun yang bertipe bank

2.  Sales accounts, yaitu Linked Accounts yang berhubungan dengan akun penjualan

3.  Purchases Accounts, yaitu Linked Accounts yang berhubungan dengan akun pemelian

4.  Payroll Accounts, yaitu Linked Accounts yang berhubungan dengan akun penggajian

 

Langkah-langkah untuk mengatur dan mengubah Linked accounts adalah sebagai berikut:

1.       Accounts & Banking Accounts

a.  Klik setup pada toolbar MYOB Accounting plus Versi 18 kemudian klik Linked accounts dan pilih Accounts & banking accounts

b.   Pada bank accounts for undeposited funds, klik ikon bergambat segitiga dan pilih cash in bank lalu klik Ok

2.       Sales accounts

a.   Klik setup pada toolbar MYOB Accounting plus Versi 18 kemudian klik Linked accounts dan pilih sales accounts

b.  Pada asset accounts for Tracking Receivables, klik   ikon begambar segitiga dan pilih Accounts receivable. Selanjutnya pada bank accounts for custemer receipts pilih cash in bank kemudian klik ok

3.       Purcahases accounts 

a.   Klik setup pada tool bar MYOB Accounting plus Versi 18 kemudian klik Linked Accounts dan pilih Purchases Accounts

b.   Pada Libiality accounts for tracking payables, klik ikon segitiga dan pilih accounts payable. Selanjutnya pada bank Accounts for paying bills, pilih cash in bank kemudian klik Ok

4.       Payroll accounts

a.     Klik setup pada toolbar pada MYOB Accounting plus Versi 18 kemudian klik linked Accounts dan pilih payroll accounts

b.       pada jendela payroll Linked accounts, pasangkan bank Accounts for cash payments dengan cash in bank, bank Accounts for cheque payments, dengan cash in bank, bank accounts for electronic payments dengan electronic clearing accounts, default employer expanse accounts dengan wages and salaries expense, default wages expanse accounts dengan wages and salaries expense, dan defaults tax/deductions payable account dengan incme tax payable selanjutnya klik Ok

 

MENGEDIT AKUN PAJAK

 

setelah linked pada pajak dan akun sudah dikerjakan, anda dapat melanjutkan untuk mengedit akun baru yang sudah diimpor dari Ms. Exel. Apabila ada beberapa akun yang tidak diperlukan atau salah dalam pengetikan, akun tersebut dapat diedit atau diperbaiki. Dengan langkah sbb:

A.     menghapus akun, langkah-langkahnya sbb:

1.       klik accounts List pada menu Accounts dijendela Command centre

2.       setelah itu klik tanda panah pada akun yang akan dihapus:

·         1-0100 Cheque accounts

·         1-0150 provision Accounts

·         1-0160 Investment Accounts

·         1-0180 undeposited funds

·         1-0200 trade debitors

·         2-0200 Trade Creditor

·         2-0300 payroll Accurals payable

·         3-0300 retained earnings

·         6-0100 wages & saleries

·         6-0200 Other Employer expenses

3.       Selanjutnya klik menu edit pada toolbar MYOB Accounting plus Versi 18, kemudian pilih Delete Account. Lakukan hal yang sama untuk setiap akun yang akan dihapus

B.      Mengedit akun

1.       Klik accounts List pada menu Accounts di jendela Command centre

2.       Klik tanda panah pada akun yang akan diedit:

·   1-0190 electronic clearing account di ubah menjadi 1-1900 electronic clearing account

·   3-0900 retained earning diubah menjadi 3-8000 retained earning

·   3-0900 current year earnings diubah menjadi 3-9000 current year earnings

·   3-0999 Historical balancing diubah menjadi 3-9999 Historical balancing

3.       Selanjutnya klik Ok

 

Membuat Daftar Pemasok

Daftar pemasok klinik drg. Laksmita Dewi & partner

Kode	Nama	Alamat	Telepon
S001	Kalbe Farma	gedung kalbe farma jakarta	(021)12345
S002	Dexa Medica	Gedung dexa medica jakarta	(021)12346
S003	Herlex Tooth Brush Industry	Jl. Bahagia bandung	(021)12347

 Berdasarkan data tersebut langkah untuk membuat daftar pemasok adalah:

a.       Klik card file pada jendela command centre, kemudian klik Card list

b.       Klik tab Supplier pada jendela Card list dan klik ikon new sebelah kiri bawah

c.       Lengkapi profile pemasok dengan mengisi kolom Name dengan nama pemasok, kolom address dengan alamat pelamasok, kolom phone#1 dengan no telepon lalu klik ok

d.       Jika seluruh daftar pemasok telah diinput dalam apliaksi, klik Close.

 

Membuat Saldo Awal Utang

Nama	No. Faktor	Jumlah
Kalbe farma	F/O-46	RP 5.000.000
Harlex Tooth brush Industry	F/O-99	RP 10.000.000
Jumlah		RP 15.000.000

 

Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

a.       Klik setup pada toolbar lalu klik Balance kemudian pilih Supplier balances

b.       Pada jendela supplier balances klik add purchase

c.       Setelah itu muncul jendela Historical Purchase. Isi kolom Supplies name dengan mengklik ikon  segitiga dan pili nama pemasok pada jendela select form list kemudian klik use suplier.

d.       Isi kolom PO dengan nomer faktur pembelian sesuai dengan tabel diatas

e.       Pada kolom date, tikkan tanggal 01/12/2015

f.        Selanjutnya isi kolom memo dengan saldo awal utang usaha

g.       Setelah itu tikkan saldo awal utang pada kolom total including Tax sesuai tabel diatas

h.       Pada kolom Tax code klitk tanda segitiga dan pilih jenis pajak N-T Tidak Kena Pajak

i.         Jika seluruh data telah diinput dengan benar klik record

j.         Klik Ok

 

Membuat daftar dan saldo awal persediaan barang dan jasa

1.       Membuat daftar persediaan barang dan jasa

Kode	Nama Persediaan
PERSEDIAN BARANG
SL01	Obat Dentracid
SL02	Fitiline
SL03	Obat R/TF fector 1
SL04	Obat seniontasi
SL05	Obat R basic
Persediaan jasa
SV01	RO foto
SV02	Pemeriksaan/konnsultasi
SV03	Karang gigi kelas 1,2,3
SV04	Curretage
SV05	Perawatan syaraf gigi
SV06	Penambalan amalgam
SV07	Penambalan Gic
SV08	Penambalan sinar
SV09	Penambalan sementara
SV10	Inlay/Onlay
SV11	Pencabutan gigi anak/dewasa
SV12	Pengaturan letak gigi
SV13	Pembuatan gigi
SV14	Operasi gigi miring
SV15	Kontrol
SV16	Brecket Gigi
SV17	Sementasi gigi
SV18	Reparasi porcelaire
SV19	Pemasangan
SV20	Konsultasi

 

 Langkah-langkahnya yaitu:

a.       Klik menu inventory pada jendela Command centre kemudian pilih item list

b.       Setelah jendela item list muncul, klik icon new untuk membuat daftar persediaan baru

c.       Untuk persediaan barang pada jendela item information isi kolom-kolom pada menu profile yang tersedia dengan ketentuan sbb:

·         Isi kolom item number dengan kode persediaan dan kolom name dengan nama persediaan

·         Centang  pilih I Buy this item, I sell This time dan I Inventory this item

·         Isi kolom cost of sales accounts dengan mengetik ikon segitiga lalu pilih akun 5-1000 cost of sale

·         Isi kolom income account for tracking sales dengan mengklik ikon segitiga lalu pilih akun 4-2000 sales revenue

·         Isi kolom asset account for item inventory dengan mengklik ikon segitiga lalu pilih akun 1-1300 merchandise inventory

d.       Setelah kolom-kolom pada menu profile telah terisi dengan benar, klik menu buying dan isilah kolom-kolom pada menu tersebut dengan ketentuan:

·         Isi kolom buying unit measure dengan STRIP

·         Isi kolom number of item per buying unit dengan 1

·         Isi kolom Tax code when bought dengan mengklik ikon segitiga, lalu pilih N-T tidak kena pajak

e.       Selanjutnya pilih menu selling details dan isi kolo-kolom yng tersedia dengan ketentuan sbb:

·         Isi kolom selling unit measure dengan STRIP

·         Isi kolom number of item per selling unit dengan 1

·         Isi kolom Tax code when sold dengan mengklik ikon segitiga, lalu pilih N-T tidak kena pajak lalu klik ok

f.        Setelah itu klik ok.

g.       Untuk persediaan jasa pada jendela item information isi kolom profile dengan ketentuan:

·         Isi kolom Item Number dengan kodepersediaan dan kolom name dengan nama persediaan

·         Centang pilih I sell this item

·         Isi kolom income account for tracking sales dengan mengklik ikon segitiga lalu pilih akun 4-1000 service revenue

h.       Selanjutnya pilih menu selling detail dan isi kolom Tax code when sold dengan N-T tidak kena pajak klik Ok

i.         Setelah semua sudah benar klik close